التحضير الإلكتروني هو تسجيل حضور الطلاب وغيابهم وتأخرهم في نظام إلكتروني بدل الكشوف الورقية. لا توجد طريقة واحدة تناسب كل المدارس؛ فمدرسة كبيرة بمدخل واحد تختلف عن مدرسة صغيرة يكفيها تحضير المعلم داخل الفصل. في هذه المقالة نعرض الطرق المتاحة في نظام التحضير الذكي، ومتى تناسب كل طريقة.
أولًا: أجهزة البصمة (اليد أو الوجه)
يمر الطالب عند الدخول على جهاز بصمة مثبت عند المدخل، فيُسجَّل حضوره ووقته تلقائيًا. من صفحة أجهزة البصمة تضيف الجهاز، وتنقل إليه بيانات الطلاب أو المعلمين.
- مناسبة لـ: المدارس ذات الأعداد الكبيرة، ومن تريد منع التحضير عن الغير.
- تحتاج: جهاز بصمة مدعومًا. الأجهزة الحديثة ترتبط بالنظام سحابيًا، والقديمة عبر برنامج على الكمبيوتر.
ثانيًا: الباركود
لكل طالب بطاقة تحمل رمزًا خاصًا به. تُمسح البطاقة في شاشة التحضير بالباركود فيُسجَّل الحضور، ويمكن طباعة بطاقة الطالب مباشرة عند الفحص.
- مناسبة لـ: بداية سريعة وقليلة التكلفة بدون جهاز بصمة.
- انتبه: البطاقة يمكن أن تُفقد أو يستخدمها طالب عن زميله.
ثالثًا: التحضير الجماعي للفصول
تختار التاريخ ثم الصفوف والفصول، وتسجل حضورها دفعة واحدة. مفيد في الأيام الاستثنائية، أو للفصول التي يُحضّرها المعلم داخل الفصل.
رابعًا: التحضير اليدوي وتحضير فترة ماضية
- التحضير اليدوي: لتسجيل حالة طالب بعينه.
- تحضير فترة ماضية: لاستكمال أيام سابقة لم تُسجَّل.
ماذا بعد الدخول؟ الاستئذان والانصراف
التحضير لا يقتصر على الصباح. شاشة الاستئذان تسجل انصراف الطالب قبل موعد الانصراف الرسمي، وشاشة الانصرافات تعرض من انصرف، والملاحظات عند الدخول تتيح تسجيل ملاحظة على الطالب لحظة دخوله.
ضبط أوقات الحضور
من ضبط الحضور والإرسال ← أوقات الحضور والخروج تحدد:
- بداية وقت الحضور، وبداية وقت التأخر، وبداية وقت الغياب، وبداية وقت الانصراف.
- أيام الدوام في المدرسة.
- الحالة الافتراضية للطالب: غائب حتى يُحضَّر، أو حاضر حتى يُسجَّل غيابه.
ويمكن إنشاء أكثر من مجموعة إعدادات، مثلًا لمراحل مختلفة بأوقات دوام مختلفة.
مقارنة سريعة
| الطريقة | السرعة | منع التحضير عن الغير | التكلفة |
|---|---|---|---|
| بصمة اليد أو الوجه | عالية | نعم | تحتاج جهازًا |
| الباركود | عالية | لا | منخفضة (بطاقات) |
| التحضير الجماعي للفصول | متوسطة | حسب المعلم | بدون أجهزة |
| التحضير اليدوي | بطيئة | حسب المسؤول | بدون أجهزة |
أي طريقة تختار؟
تبدأ مدارس كثيرة بالباركود أو التحضير الجماعي لأنه لا يحتاج أجهزة، ثم تضيف جهاز بصمة عند المدخل الرئيسي. والنظام يسمح بالجمع بين أكثر من طريقة في المدرسة نفسها، فتصل كل التسجيلات إلى تقرير واحد.