باختصار: تُلزم قواعد السلوك والمواظبة المدرسة بإخطار ولي أمر الطالب الغائب في اليوم نفسه بكل الوسائل المتاحة ومنها الوسائل الإلكترونية، مع توثيق ذلك (المادة 35). أفضل رسالة غياب هي القصيرة الواضحة: اسم الطالب، والحالة، والتاريخ، وطريقة الرد بالعذر. في هذه المقالة صيغ جاهزة للنسخ لكل حالة.
قبل أن تكتب الرسالة: 5 قواعد
- أرسلها في اليوم نفسه، ويُفضَّل بعد انتهاء وقت الحضور مباشرة، لا آخر النهار.
- اختصر: الرسالة النصية العربية الواحدة تتسع لنحو 70 حرفًا، وما زاد يُقسَّم ويُحتسب أكثر من رسالة. الواتساب لا يتقيد بالطول، لكن القصيرة تُقرأ أسرع.
- لا تتهم ولا تهدد: رسالة اليوم الأول للإبلاغ والاستفسار، والإجراءات تأتي في رسائل لاحقة إن تكرر الغياب.
- اذكر طريقة الرد: كيف يرسل ولي الأمر العذر، وأن مهلته 3 أيام عمل.
- لا تذكر بيانات حساسة: يكفي الاسم الأول للطالب، ولا داعي لرقم الهوية أو تفاصيل صحية.
رسائل اليوم: حضور وتأخر وغياب
1. رسالة الغياب (قصيرة للرسائل النصية)
ابنكم {الاسم} غائب اليوم {التاريخ}. نأمل إفادتنا بالعذر.
2. رسالة الغياب (للواتساب)
السلام عليكم ولي أمر الطالب {الاسم}،
نفيدكم بأن ابنكم غائب اليوم {التاريخ}. نأمل إفادتنا بسبب الغياب وإرفاق ما يثبته خلال 3 أيام عمل، حرصًا على عدم حسم درجة المواظبة.
إدارة {اسم المدرسة}
3. رسالة التأخر الصباحي
ابنكم {الاسم} تأخر عن الحضور اليوم {التاريخ}. نأمل الحرص على الحضور قبل الاصطفاف الصباحي.
4. رسالة الحضور (للمدارس التي تبلّغ بالحضور)
ابنكم {الاسم} حضر اليوم {التاريخ} في الوقت المحدد. شكرًا لحرصكم.
5. الانصراف المبكر أو الاستئذان
تم استئذان ابنكم {الاسم} من المدرسة اليوم {التاريخ} الساعة {الوقت}.
رسائل متابعة الغياب المتكرر
هذه الرسائل مرتبة على إجراءات الغياب بدون عذر في قواعد السلوك والمواظبة. للتفاصيل الكاملة راجع غياب الطلاب 1448: الأيام المسموح بها والحرمان وإجراءات الغياب.
6. بعد 3 أيام غياب بدون عذر
ولي أمر الطالب {الاسم}، بلغ غياب ابنكم بدون عذر 3 أيام. حُوّل الطالب للموجه الطلابي لدراسة حالته، ونأمل التواصل مع المدرسة.
7. استدعاء ولي الأمر (5 أيام)
ولي أمر الطالب {الاسم}، بلغ غياب ابنكم بدون عذر 5 أيام. نأمل حضوركم للمدرسة يوم {اليوم} الساعة {الوقت} لمناقشة أسباب الغياب والخطة المقدمة للطالب.
8. تنبيه بالإجراءات (قبل بلوغ 10 أيام)
ولي أمر الطالب {الاسم}، نذكّركم بأن استمرار الغياب بدون عذر يترتب عليه حسم درجات المواظبة، وقد يصل إلى الحرمان من الانتقال إذا تجاوز 10% من العام الدراسي. نأمل متابعة ابنكم والتواصل معنا.
9. تأخر متكرر
ولي أمر الطالب {الاسم}، تكرر تأخر ابنكم الصباحي {العدد} مرات هذا الشهر. التأخر الصباحي من مخالفات الدرجة الأولى، ونأمل التعاون في الحضور مبكرًا.
رسائل الرد على العذر
10. قبول العذر
تم قبول عذر غياب ابنكم {الاسم} بتاريخ {التاريخ}. نتمنى له دوام الصحة.
11. طلب إثبات العذر
استلمنا عذر غياب ابنكم {الاسم} بتاريخ {التاريخ}. نأمل إرفاق ما يثبته (كالإجازة المرضية من منصة صحتي) خلال 3 أيام عمل من الغياب.
رسائل المواسم
12. قبل الإجازة
أولياء الأمور الكرام، الدراسة مستمرة حتى نهاية يوم {التاريخ} قبل الإجازة، وحضور أبنائكم في هذه الأيام يُحتسب في المواظبة. شكرًا لتعاونكم.
13. بعد الإجازة
أولياء الأمور الكرام، تُستأنف الدراسة يوم {اليوم} {التاريخ}، والاصطفاف الصباحي الساعة {الوقت}. نسعد باستقبال أبنائكم.
14. أيام الاختبارات
تبدأ اختبارات ابنكم {الاسم} يوم {التاريخ}، والحضور الساعة {الوقت}. الغياب عن الاختبار يحتاج عذرًا مقبولًا.
رسالة تشجيع
15. شكر على المواظبة
ولي أمر الطالب {الاسم}، يسعدنا إبلاغكم بأن ابنكم لم يغب ولم يتأخر طوال هذا الشهر. شكرًا لحرصكم ومتابعتكم.
رسائل الشكر قليلة الاستخدام، لكنها تغيّر نظرة ولي الأمر لرسائل المدرسة فلا تكون كلها تنبيهات.
كيف ترسلها تلقائيًا في نفس اليوم؟
كتابة الرسائل وإرسالها يدويًا لعشرات الطلاب كل صباح يستهلك وقت الوكيل. في نظام تحضير الطلاب من التحضير الذكي يُضبط ذلك مرة واحدة من ضبط الحضور والإرسال ← إرسال الغياب والتأخر:
- إرسال تلقائي أو مجدول لكل من الحضور والتأخر والغياب، مع تحديد وقت إرسال الغياب بعد انتهاء وقت الحضور.
- نص الرسالة قابل للتعديل، ويُكتب فيه
{name}لاسم الطالب و{time}للتاريخ. مثال النص الافتراضي: «ابنكم {name} غائب بتاريخ {time}». - رابط الرد على الغياب: يُرفق برسالة الغياب، فيرد منه ولي الأمر بالعذر، وتقبله الإدارة أو ترفضه.
- الاسم الأول أو الكامل، والتاريخ الهجري أو الميلادي في الرسائل.
- تطبيق ولي الأمر مجانًا: تصل تنبيهات الغياب والتأخر لولي الأمر إشعارًا في تطبيق ولي الأمر بلا تكلفة رسائل، وتتابع المدرسة في «أرشيف إشعارات التطبيق» هل وصل الإشعار وهل قُرئ.
- قنوات الإرسال: الواتس التلقائي من رقم المدرسة (خدمة باشتراك)، أو الرسائل النصية عبر مزود تختاره المدرسة، أو أداة الواتس المباشر المجانية.
- قوالب الرسائل: احفظ الصيغ أعلاه لاستخدامها بسرعة في الرسائل اليدوية.
- إجراءات الغياب بدون عذر: صفحة تعرض من تجاوز غيابه 3 أو 5 أو 10 أيام خلال فترة تختارها، مع نص رسالة قابل للتعديل لهم.
وتفاصيل قنوات الإرسال في رسائل الواتساب التلقائية.
أسئلة شائعة
هل يجب إبلاغ ولي الأمر بغياب ابنه في اليوم نفسه؟
نعم. تنص المادة 35 من قواعد السلوك والمواظبة على إخطار ولي أمر الطالب الغائب يوميًا وفي اليوم نفسه بكل الوسائل المتاحة، ومنها الوسائل الإلكترونية، مع التوثيق في سجلات الغياب ونظام نور.
رسالة نصية أم واتساب؟
كلاهما مقبول. الرسالة النصية تصل لكل الجوالات لكنها تُحتسب بالطول، والواتساب لا يتقيد بالطول ويسمح بالروابط. والأوفر من الاثنين إشعارات تطبيق ولي الأمر لأنها مجانية.
هل توجد طريقة مجانية لإبلاغ أولياء الأمور بالغياب؟
نعم. إشعارات تطبيق ولي الأمر في التحضير الذكي مجانية، فتوفّر على المدرسة تكلفة الرسائل النصية والواتساب. ويُفضَّل أن تبقى الرسائل النصية أو الواتساب لأولياء الأمور الذين لم يثبّتوا التطبيق.
كم حرفًا تتسع الرسالة النصية العربية؟
نحو 70 حرفًا للرسالة الواحدة، وما زاد يُقسَّم إلى أكثر من رسالة. لذلك صيغة رقم 1 أعلاه مختصرة.
متى أرسل رسالة الغياب؟
بعد انتهاء وقت الحضور الصباحي، حتى لا تصل رسالة غياب لطالب تأخر قليلًا ثم حضر.
ماذا لو لم يرد ولي الأمر؟
استمر في الإبلاغ اليومي، وطبّق إجراءات المتابعة عند 3 و5 و10 أيام كما في قواعد السلوك والمواظبة، ووثّق كل تواصل.
المرجع النظامي: قواعد السلوك والمواظبة لطلاب وطالبات التعليم العام، الإصدار الخامس 1447هـ، المواد 31 إلى 35.
