متابعة الحضور والغياب ليست تسجيلًا صباحيًا فقط؛ هي سلسلة تبدأ عند بوابة المدرسة وتنتهي بإجراء مع الطالب أو تواصل مع ولي أمره. هذا الدليل يقترح روتينًا يوميًا لقائد المدرسة ووكيل شؤون الطلاب، ويوضح أين تجد كل خطوة في نظام التحضير الذكي.
1. نظرة الصباح: لوحة اليوم
بعد انتهاء وقت الحضور افتح الصفحة الرئيسية لنظام تحضير الطلاب. ستجد في أعلاها أعداد اليوم: الحاضرين، والمتأخرين، والغائبين (بعذر وبدون عذر)، والمنصرفين، مع رسوم لنسبة الغياب في الصفوف وطرق التحضير المستخدمة.
2. التقرير اليومي وإبلاغ أولياء الأمور
من تقارير الطلاب ← الحضور والغياب اليومي تختار التاريخ والفصل والحالة، فتظهر قائمة الطلاب مع وقت الحضور والانصراف. ومن الصفحة نفسها:
- إرسال الغياب والتأخر لأولياء الأمور.
- نظام نور: لخيارات رصد الغياب في نور.
- الطباعة والتصدير إلى Excel.
ويمكن أيضًا جعل الإرسال تلقائيًا أو مجدولًا من ضبط الحضور والإرسال ← إرسال الغياب والتأخر، مع نص رسالة قابل للتعديل لكل من الحضور والتأخر والغياب.
قنوات الإرسال المتاحة: أداة الواتس المباشر مجانية، والواتس التلقائي خدمة باشتراك مستقل ترسل من رقم المدرسة المربوط بالنظام، والرسائل النصية مدمجة في النظام وتحتاج اشتراكًا لدى أحد المزودين المدعومين.
3. ردود أولياء الأمور على الغياب
عندما يرد ولي الأمر بعذر الغياب يظهر في الرد على الغياب: الطالب، والفصل، والتاريخ، والعذر، وتاريخ الرد. تقبل العذر أو ترفضه لكل طالب، أو للجميع دفعة واحدة، مع خيار إرسال رسالة بالموافقة.
4. نهاية الأسبوع: من تكرر غيابه؟
من إجراءات الغياب والتأخر ← إجراءات الغياب بدون عذر تعرض الطلاب الذين تجاوز غيابهم عددًا محددًا من الأيام خلال فترة تختارها، ولفصل معين أو للجميع، مع إمكانية تعديل نص الرسالة المرسلة بشأنهم. وبالمثل صفحة إجراءات التأخر للمتأخرين المتكررين.
5. التحويل للوكيل والموجه
يستطيع المعلم تحويل طالب إلى الوكيل أو الموجه الطلابي مع نوع المشكلة ووصفها وتكرارها. تظهر التحويلات في صفحتي «المحول للوكيل» و«المحول للموجه»، مع حالة كل تحويل: هل تمت رؤيته، وهل حُوّل للموجه، والإجراء المتخذ.
6. المخالفات السلوكية وفق القواعد الرسمية
في صفحة المخالفات السلوكية تسجل المخالفة باختيار المرحلة (الابتدائية، أو المتوسطة والثانوية)، ثم درجة المخالفة من الأولى إلى الخامسة، ثم المخالفة من قائمة المخالفات الرسمية، فتظهر الإجراءات المقابلة لتلك الدرجة. ويمكن طباعة التعهد وإبلاغ ولي الأمر. للاطلاع على القواعد كاملة: قواعد السلوك والمواظبة.
7. سجل التواصل مع الأسرة
- زيارات أولياء الأمور: تسجيل الزيارة وتاريخها وموضوعها.
- أرشيف الرسائل: كل ما أُرسل لأولياء الأمور.
الروتين المقترح باختصار
| الوقت | المهمة | أين في النظام |
|---|---|---|
| بعد وقت الحضور | مراجعة أعداد اليوم | الصفحة الرئيسية |
| صباحًا | إبلاغ أولياء أمور الغائبين والمتأخرين | الحضور والغياب اليومي |
| خلال اليوم | مراجعة ردود أولياء الأمور والتحويلات | الرد على الغياب، المحول للوكيل |
| نهاية الأسبوع | حصر الغياب والتأخر المتكرر | إجراءات الغياب والتأخر |